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克制在线会议期间的多任务执行

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我们都听说过,多任务处理很没效率,并且在不同任务之间进行切换会使完成任务变得更加困难。但是,老实说,我们在在线会议中会经常多任务执行,尤其是当我们进入远程工作的时代产生的网络疲劳加剧时。开会时检查电子邮件或制作购物清单可能会产生负面的连锁反应,您可能没有意识到。


Crenshaw 说:“在任务之间切换可能会产生四种影响。” “事情需要更长的时间。您容易犯更多错误。它会增加压力水平。而且您可以破坏人际关系。”


当您不注意时,您会错过重要信息,而当您错过重要信息时,则需要花一些时间要求主持人重复一下或在通话后进行跟进。Crenshaw说:“无论哪种方式,您都在浪费自己和其他人的时间。”


为了减少在线会议的多任务执行,组织者和与会者需要进行一些改变:

会议组织者的责任


Crenshaw说,部分原因是会议安排的时间太久。他说:“时间会填满你给它的空间。” “当会议时间太长时,您将找到一种填补时间的方法。我们是微信的一代,我们会先看微信,回复消息,看朋友圈缓冲一下,然后再安排一个60分钟的在线会议。


组织者有责任制定清晰的议程并确定会议可以花费的最短时间。此步骤可以帮助防止与会者进行多任务执行。另外,还要确保在参加会议的双方都安排了缓冲区。


Crenshaw 说:“一个很小的间隙时间就足以应对紧急情况或照顾人类的基本需求。” “如果没有该缓冲区,您可能会感到疑惑,想知道邮件收件箱中是否显示了某些内容。另外,由于您没有足够的过渡时间,您可能会迟到下一次会议。”


减少在线会议过程中多任务执行的诱惑的另一种方法是,确保参加会议的每个人都觉得自己的任务很明确。Crenshaw说:“复制和粘贴电子邮件邀请很容易,但是有清晰思路的领导者会花一点时间为每个参与者定制电子邮件。” “添加一条说明,‘我希望您在这里讨论XYZ。’当人们觉得自己很重要时,他们会变得更加感兴趣。当他们觉得没有意义的时候,他们更有可能执行多任务。”


与会者的责任


如果您是与会者,则可能无法控制时间或开会目的,但是注意力仍然很重要。第一步是通过关闭不必要的窗口来减少外部干扰,感觉就像是不断提醒您的待办事项列表。


“只有打开在线会议窗口,” Crenshaw说。“只有在会议需要时才拉起其他窗户。这就像面对面的会议,您可以在开会时关闭手机或将其设置为静音。”


如果您容易分心,Crenshaw说,可以有个安静的小玩具还是完全可以的。他说:“这不需要引起注意,如果您觉得会议要进行得很长,那可能会令人舒心,这在我们大多数人中都是一样。” “这是一种帮助您度过难关的方法,而不会受到电子邮件或其他妨碍您注意力的程序的诱惑。”



Crenshaw 建议对工作空间进行细微调整,以使保持专注力。例如,仅使用一个记笔记的应用程序或工具来使事情保持简单和精简。准备好要点的问题清单。它还可以帮助您与家人和室友一起设定何时不方便的安排,这样您就不会受到打扰。(或者减少打扰。)


如果您是组织者,并且看到与会者感到无聊和分心,那么您可能觉得自己并不重要。如果您是与会者,请问问自己您是否会想让对方看出自己的无聊和分心。


Crenshaw 说:“当您专注于人时,就可以建立人与人之间的关系。给予他人专注力比您可以做的任何事情都重要。在我们彼此分开的世界中,通过传达别人对自己的重要性可以发挥很大的作用。”


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