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如何最佳利用您的系统?

作者: Next Action Association
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来假设一下如果您拥有一个外部的整理系统(不是你的大脑),并且其组织结构具有清晰的分类。

那您如何最好地利用您的系统?当需要时,如何确保它能满足您的需求?您会查找什么,什么时候查?


如果您的系统是按照我们的建议进行整理的,那么好消息是您的系统会很系统化的为您工作,能很方便的与您互动。假设您正在准备与老板开会,那一刻,你想查看什么?与她讨论的事项清单,以及可能正在等待她给你回复的等待清单。如果您的系统设置了我们上次讨论的“老板议程”列表和“老板等待”列表,那么您需进行在会前准备的事情便很清晰。

对于很多人来说,问题在于他们整理自己的信息的方式不能做到很好的提醒效果。面对与老板的迫在眉睫的会议,他们可能需要首先在系统中不同位置查找和查看大量电子邮件,企业沟通工具中的过往文件或对话以及过去的一些会议纪要。诸如此类的系统问题并不在于凌乱。这是因为它不支持与他们的信息进行顺畅的互动,而这种互动正是目前最需要的。

因此,系统的结构至关重要。一个同样重要的因素是,您可以相信系统的内容可以准确反映您当前的现实情况。即使是设计最好的系统,如果其中充满了过时的内容,也会拖累您的生产力,并会增加您的压力。

需要明确的是,我并不是说您需要每分钟都更新自己的系统。坦率地说,世界的节奏太快了,无法实现这一现实。但是,定期调整您的系统和您的世界是长期保持生产力和减轻压力的关键。这就是我们所谓的每周检视®背后的逻辑。每周检视®是搞定®的核心最佳实践之一。在检视时,您需要花一些时间通过查看和更新其内容来确保您的现实和系统是彼此匹配的。

因此,请思考一下您自己的整理系统以及与之互动的方式。是否在使用时有障碍?


最后,这归结为信任问题。剑桥词典解释说,信任是“对事物的可靠性,真理或能力的坚定信念”。如果您的系统结构适合您,并且您定期进行维护,那么您会信任它。您与您信任的系统之间的关系将带来惊人的成就。



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