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你需要什么样的待办事项清单?

待办事项清单(Todo list)是如今用起来简单又普遍的一种任务管理方法。把事情列一个清单,然后一条一条去做,完成了打个勾,真棒!很有成就感。真实情况是这样的吗?


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事实上待办事项清单令成千上万的使用者感到挫败,你可能就是其中一位。如果你感到挫败,这绝不是你的错。首先,很少有人接受过正式的关于“如何创建待办事项清单”的训练。在学校里,肯定没有被教过,因为老师也不会用。等到我们进入职场后,靠着自己摸索方法,基本也是无效的。



如果没有进行过系统训练,你使用的任务管理方法,可能反而会破坏你完成任务的效率。我把这种情况称为“效率悖论”

缺乏合适的任务管理方法,我们的工作和生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要事情,我们的压力将一路飙升;与此同时,新任务不断涌入,抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措,因为清单已经超出了我们能力可及的范围。这就是那些感到挫败的清单使用者的日常。

很多人做To do List,就是简单地罗列出自己要做的事情。比如下面这样:


  • 完成方案第二版
  • 关于新产品想法
  • 下周一是报告的截止期
  • 安排废料桶
  • 联系小张



这些清单你写的时候,也许你认为你清楚要做什么。但当你真正做的时候,你可以立即执行吗?

「完成方案第二版」可能包括搜集数据、补充内容、制作图表、排版优化,提交给……诸如此类。

「关于新产品的想法」更是让你无从下手。是思考还是提出想法,或是起草关于新产品的报告,这条待办事项非常模糊。

「下周一是报告的截止期」意思可能是要完成报告,但同样包含起草、修改或者打印提交等几个步骤。

「安排废料桶」也许是“上网查找废料桶收购公司,询价,出售”。

「联系小张」是什么事要联系他?通过何种方式?微信、电话还是发邮件?

其中有些事并不是可以一步完成的工作。如果我们按照这种方式列待办事项清单的话,就很容易产生一种情况:当我们看到这些任务的时候,会瞬间产生一种迷惑:


  • 我做到哪里了?
  • 我的思路是什么?
  • 我还需要做些什么?
  • 具体怎么行动?



这会给我们带来「认知负担」
不要小看「认知负担」——实际上,我们经常会拖延或者事情做不下去正是因为这些认知负担,使我们产生了这么一个潜意识:
这是一个复杂的任务,我没法立刻开工,我需要先理清思路。
这就导致了,我们去完成它的「动力」被削弱,而「阻力」却提升了。

实际上,我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的:我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情;而排斥复杂的、需要耗费脑力的事情。所以,这样的To do List,你的执行率会打很大折扣,不仅不会提高我们的效率,反而让我们压力更大。

真正有效的方法是,对于任何一件我们要做的事,首先判断,它是一步行动就能完成的事还是需要多个步骤。如果需要多个步骤它就是一个「项目」。其次我们要明确让事情发生的「下一步行动」,就是具体可见能推动事情完成的动作。

我们做的任何事,都是由具体的行动组成的,都需要从一个具体的行动开始,一步行动接一步行动去推动事情直到完成。

对于单一的一次行动就完成的事,那么它的下一步行动就非常明确。比如说,「交一下水电费」,「填写出差报销单」,「发一个快递」等。

如果是一个项目,首先要定义项目预期的结果是什么,其次要明确下一步行动是什么。

「完成方案第二版」就是一个项目。那么写清单的时候「完成方案第二版」只是一条项目清单。它还包括多条下一步行动清单:


  • 在Google学术搜集数据

  • 读两篇论文补充内容

  • 用Excel制作四个图表

  • 用Markdown排版优化

  • 发邮件提交方案给……



你不能做项目,只能执行下一步行动。你不用关心整个项目什么时候可以完成,只需把项目所属的所有下一步行动做完了,项目也就完成了。

下一步行动清单要写的尽量具体,如何行动(用具体动词)?在哪里做?用什么工具做?数量?你把下一步行动定义得越清楚,你的执行效率就越高。




    「关于新产品的想法」同样可能是一个项目,如果它需要多个行动步骤。

    如果「联系小张」是一个单一行动的事,那么“给小张打电话,告诉他有关会议场地的要求“。这样的行动清单就非常明确。



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    这样做的好处是什么呢?当你看到下一步行动清单时,就可以立刻去执行,不需要一丝一毫的延误,也就完全排除了大脑产生「这个任务很复杂,先做简单的吧」这种念头的机会。



    当你看到项目清单时,就会清楚这个项目进行到哪一步了?是否需要补充新的下一步行动?

    对于任何待办事项,我们要把思考如何行动和具体执行分开。你只有明确了项目的预期结果和下一步行动,才可以让自己专注在行动上。如何控制自己的念头,不要拖延?很简单,就是专注在执行上,不给它分心的机会。 


    GTD®、Getting Things Done®和搞定®是David Allen公司的注册商标。ThrivinAsia公司是GTD®在中国的唯一合作伙伴。

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