待办事项清单（Todo list）是如今用起来简单又普遍的一种任务管理方法。把事情列一个清单，然后一条一条去做，完成了打个勾，真棒！很有成就感。真实情况是这样的吗？
事实上待办事项清单令成千上万的使用者感到挫败，你可能就是其中一位。如果你感到挫败，这绝不是你的错。首先，很少有人接受过正式的关于“如何创建待办事项清单”的训练。在学校里，肯定没有被教过，因为老师也不会用。等到我们进入职场后，靠着自己摸索方法，基本也是无效的。
如果没有进行过系统训练，你使用的任务管理方法，可能反而会破坏你完成任务的效率。我把这种情况称为“效率悖论”。缺乏合适的任务管理方法，我们的工作和生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要事情，我们的压力将一路飙升；与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围。这就是那些感到挫败的清单使用者的日常。很多人做To do List，就是简单地罗列出自己要做的事情。比如下面这样：
这些清单你写的时候，也许你认为你清楚要做什么。但当你真正做的时候，你可以立即执行吗？「完成方案第二版」可能包括搜集数据、补充内容、制作图表、排版优化，提交给……诸如此类。「关于新产品的想法」更是让你无从下手。是思考还是提出想法，或是起草关于新产品的报告，这条待办事项非常模糊。「下周一是报告的截止期」意思可能是要完成报告，但同样包含起草、修改或者打印提交等几个步骤。「安排废料桶」也许是“上网查找废料桶收购公司，询价，出售”。「联系小张」是什么事要联系他？通过何种方式？微信、电话还是发邮件？其中有些事并不是可以一步完成的工作。如果我们按照这种方式列待办事项清单的话，就很容易产生一种情况：当我们看到这些任务的时候，会瞬间产生一种迷惑：
不要小看「认知负担」——实际上，我们经常会拖延或者事情做不下去正是因为这些认知负担，使我们产生了这么一个潜意识：“这是一个复杂的任务，我没法立刻开工，我需要先理清思路。”这就导致了，我们去完成它的「动力」被削弱，而「阻力」却提升了。实际上，我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的：我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情；而排斥复杂的、需要耗费脑力的事情。所以，这样的To do List，你的执行率会打很大折扣，不仅不会提高我们的效率，反而让我们压力更大。真正有效的方法是，对于任何一件我们要做的事，首先判断，它是一步行动就能完成的事还是需要多个步骤。如果需要多个步骤它就是一个「项目」。其次我们要明确让事情发生的「下一步行动」，就是具体可见能推动事情完成的动作。我们做的任何事，都是由具体的行动组成的，都需要从一个具体的行动开始，一步行动接一步行动去推动事情直到完成。对于单一的一次行动就完成的事，那么它的下一步行动就非常明确。比如说，「交一下水电费」，「填写出差报销单」，「发一个快递」等。如果是一个项目，首先要定义项目预期的结果是什么，其次要明确下一步行动是什么。「完成方案第二版」就是一个项目。那么写清单的时候「完成方案第二版」只是一条项目清单。它还包括多条下一步行动清单：
在Google学术搜集数据
读两篇论文补充内容
用Excel制作四个图表
用Markdown排版优化
发邮件提交方案给……
你不能做项目，只能执行下一步行动。你不用关心整个项目什么时候可以完成，只需把项目所属的所有下一步行动做完了，项目也就完成了。下一步行动清单要写的尽量具体，如何行动（用具体动词）？在哪里做？用什么工具做？数量？你把下一步行动定义得越清楚，你的执行效率就越高。
「关于新产品的想法」同样可能是一个项目，如果它需要多个行动步骤。如果「联系小张」是一个单一行动的事，那么“给小张打电话，告诉他有关会议场地的要求“。这样的行动清单就非常明确。
这样做的好处是什么呢？当你看到下一步行动清单时，就可以立刻去执行，不需要一丝一毫的延误，也就完全排除了大脑产生「这个任务很复杂，先做简单的吧」这种念头的机会。
当你看到项目清单时，就会清楚这个项目进行到哪一步了？是否需要补充新的下一步行动？对于任何待办事项，我们要把思考如何行动和具体执行分开。你只有明确了项目的预期结果和下一步行动，才可以让自己专注在行动上。如何控制自己的念头，不要拖延？很简单，就是专注在执行上，不给它分心的机会。
GTD®、Getting Things Done®和搞定®是David Allen公司的注册商标。ThrivinAsia公司是GTD®在中国的唯一合作伙伴。
GTD中国官网：www.gtd-cn.com。
