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快速多变的信息时代,做事为什么需要用流程?

在VUCA时代,我们生活的世界变得更加动荡、不确定、复杂和模糊(Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous)。每时每刻只要在我们清醒的时刻,就有无数条信息和各种事务充斥在我们的大脑中。我们如何应付每天接收到的海量信息?如何处理工作和生活中的大事小事?还靠我们的大脑去随机应对吗?

我们大多数人都设法用大脑去管理好我们的工作和生活,但实际上我们的大脑确是一个糟糕的办公室。最近的认知科学已经证明大脑、在注意力和记忆力上的局限性。


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人类大脑进化的速度,远远跟不上信息爆炸的速度。进化决定了我们的注意力资源只有这么多,不管你通过什么方法,它也不可能变得更多。换句话说,注意力资源,不可增加,只能管理。面对海量的信息,我们只能把我们的大脑解放出来,把稀缺的注意力用在该用的地方,通过科学的方法,重新组织使用我们的大脑。

注意力稀缺,是生存环境塑造的结果。人类在1万年前进入农耕时代,在此之前的200万年,都处在狩猎采集时代。在那个时期,我们基本只需要做好一件事,狩猎。要知道,进化不是一张事先设计好的蓝图,而是要根据环境的变化随时缝缝补补,我们并不知道未来的生存处境,决定我们进化成什么样的是当时的环境。

在狩猎时代,人类的生存状态决定了,我们只需要进化出足以应付狩猎的注意力就足够了,只要确保狩猎中能高度警觉,既能打到猎物,又不被豺狼虎豹吃掉。这个阶段一直持续了200万年,直到1万年前,人类才进入农耕社会。

这个突如其来的转变让人很不适应,从猎人变成农民,要处理更多的信息。比如,人口密度比以前更大,意味着要处理更多的人际信息;要耕作土地,意味着要探索新的农业手段。这些多出来的信息,都多少让人类的大脑有些不适应。

紧接着人类又进入了工业化时代,随着科学技术的发展,人类的生活方式发生了巨大的改变,造纸术和古腾堡的印刷术让知识和信息迅速传播和普及,没有知识和一定的信息量,我们就无法在社会中生存。

可是人类还没有在工业社会得到喘息,信息时代以迅雷不及掩耳的速度来到了我们的面前。我们把万物都变成了0和1,从此人类把自己淹没在了信息的洪流中。

很多人都容易把注意力和记忆力混为一谈,觉得面对过量的信息,感到手忙脚乱,是因为记不住,记性不够用。其实,假如深入想想就会发现,并不是这样,真正稀缺的并不是记忆力,而是注意力。

假如把大脑看成计算机,记忆力就相当于硬盘,是存储信息的地方,空间很大;而注意力就像内存,是运行程序的部分,空间很有限。

信息过载的本质,不是记忆力不足,而是注意力稀缺。就像我们可以记住很多数学公式,却没法同时做很多道数学题。一旦你的注意力转向别处,工作记忆存放的内容很快就会丢失。

我们日常工作和生活中要做的事情,我们并不会调用长期记忆系统去刻意记住它,而是储存在工作记忆中。长期记忆只会储存人们要刻意记住的知识或者印象深刻的事件。根据认知科学的研究,工作记忆同时只能记住4件事。



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工作和生活实际上就是事务流,随着信息量的加大,工作和生活的节奏越来越快,事务的流动速度也就越来越快,再用大脑去记住各种繁杂的事务,势必给大脑带来极大的负担。而遗忘和错过反过来又会带来压力和焦虑。

进化赋予人类的生理局限,已经决定了注意力是有限的稀缺资源,你没法通过任何方法来增加它,而且即便你有再强大的意志力,也不能随心所欲地控制它。针对注意力系统的特点,建立一些思考和行动工具来帮我们提升注意力的使用效率。这就是注意力外包。

注意力外包,说白了,就是给大脑减负,通过外部工具,把一部分注意力转移到大脑之外。这个方法听起来有点陌生,但实际上我们早就在使用了。比如你把生日当作密码,开车用导航,老板雇用秘书来计划和安排工作,本质上都是利用外部资源来分担注意力。

在这些方法里,最有效的工具是列清单,GTD®就是基于这样的原理,把我们要做的事情通过一个清单系统帮我们管理起来,并制定出具体的下一步行动计划,彻底释放大脑的注意力和记忆负担。

在当今大信息量快节奏的生活中,GTD® 就是训练你的大脑按照一套流程来管理你的行为,达到专注、高效和减压的目的。



GTD®、Getting Things Done®和搞定®是David Allen公司的注册商标。ThrivinAsia公司是GTD®在中国的唯一合作伙伴。

GTD中国官网:www.gtd-cn.com


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