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OKR和GTD®

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什么是OKR?

 

OKR就是Objectives and KeyResults,即目标与关键结果法。它起源于英特尔公司,后来是由最成功的风险投资家之约翰·多尔(John Doerr)开始在Google推广,逐渐流行于全球众多互联网和科技公司。

 

OKR是一种战略目标任务体系,是一套明确目标并跟踪其完成情况的管理工具和方法。

 

OKR由一个需要聚焦的明确目标和量化该目标的数个关键结果这两大主要部分组成。两个关键词是“目标”和“关键成果”, 它们分别对应着两个目的:目标是方向, 是基于组织总体战略目标来设定的,根植于组织愿景和使命。关键成果是目标达成的判断依据和标准,换句话讲,未来我们可以用哪些关键结果来判断目标是否成功达成。

 

OKR与KPI

 

尽管这两者都用作绩效指标,但它们的目的却有所不同。KPI是用于评估团队如何实现其目标的关键指标。

这些度量通常本质上是定量的,并且倾向于准确地描述当前的输出。

如果深入研究,我们会发现OKR与更广泛的组织目标相关,而KPI主要与个人绩效相关。制定了KPI,以控制日常操作,并评估特定流程或活动的成功。

简而言之,OKR框架在战略层面上更加关注你的优先事项。定义目标并记下达到目标的方法。鉴于KPI主要集中于量化目标和优先级,以在运营级别跟踪绩效。

 

什么是GTD?

 

GTD® 是Getting Things Done®的缩写,它是由David Allen 首创的。GTD®是基于把头脑中 繁杂的事务移出大脑,让大脑专注于思考和决策,通过(①捕捉→②理清→③整理→④检视→⑤执行)5步工作流程 来建立一个全方位的工作和生活管理系统,让你避免分心,专注于执行,以便达到提高效率、减轻压力和掌控工作的目的。GTD®由3部分组成1. 五步工作流程2.自然项目计划模式 3.专注的高度

 

五步工作流程

 

   捕捉:捕捉头脑里任何有意义的想法,收集一切引起注意的材料和信息

②  理清:明确材料、信息和想法的含义,判断它们是否需要行动

③  整理:把理清的结果分门别类整理到一个清单系统中

④  检视:经常回顾,定期检查更新

⑤  执行:根据情境、时间、精力和重要性选择最适合做的,放手去做

 

5步流程的核心是理清引起我们注意的各种信息和盘旋在头脑里的各种事务,判断它们是需要行动的,还是不需要行动的。如果它是需要多个行动步骤才能完成的任务,那这就是一个项目。项目是有明确结果的,需要多个步骤才能完成的任务。而项目又是由具体可见的一步步行动组成的。我们只有明确了项目的下一步行动才能推进项目直到完成。我们可以理解5步工作流程就是教你如何做事的?是达成目标的手段和方法。

 

5步工作流程是教我们如何正确地做事,是高效率地执行。那么,如何知道要做什么?什么是正确的事?这里我们就要引入GTD的另外一个维度 - 视角。

 

专注的高度

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视角是垂直维度,我们把它称作关注的高度

我们既要低头拉车,又要抬头看路。

5步工作流程解决how的问题,如何做的问题,关注层面是解决why的问题,为什么要做的问题。Whenwhy is clear, how is easy. 5步工作流程是指导我们如何正确地做事,关注层面是指导我们做正确的事。

我们对工作和生活的关注可以分为6个层面,它由低到高,上一层指导下一层。

 

第一层是行动和日历,这是我们每天做的具体事情,采取的具体行动,这些行动都在我们的下一步行动清单和日程表中。这些具体的行动绝大多数来自于项目,项目就是有明确结果的需要采取多个行动步骤才能完成的任务。

项目是由我们的角色和职责决定的,再上一层是目标,不论工作和生活我们都会有几个目标,那么我们的项目是为了实现目标而制定的。

目标要符合我们的愿景,做为企业在未来5-10年,想成为一家什么样的公司?作为个人,从5年来看,你的职业规划是什么样的?生活有哪些憧憬?结婚买房还是读书深造等?这些都是愿景层面考虑的事。

 

最高一层是目的和原则,就是企业和个人的使命和价值观,为什么创办这家公司?为什么来到这个世界上?最高一个层面的问题想清楚了,下面的各个层面都会找到答案。

 

关注层面是指导我们做事的原则,是方向。方向错了,一切努力都是白费。

 

OKR如何设定目标?

 

目标是对驱动组织朝期望方向前进的定性追求的一种简洁描述。目标要回答的一个基本问题是:“我们想做什么?”OKR不应该在真空中创建,它应该把使命、愿景、战略转化为行动。


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目标的制定要符合以下6个特征

  1. 1.     你的目标应当具备鼓舞人心的力量,带有一定的驱动力和号召力。

  2. 2.     目标是可达到的。在制定目标时,你必须要找到理想与现实的平衡点。目标不能太高,不能太低。

  3. 3.     如果你的目标大家普遍认为需要一年时间才能完成,那么你这个目标就更像是一个战略,或者愿景。所以目标的周期要以季度计算。

  4. 4.     在其创建OKR时,要确保达成结果在其相应层级内是可控的。

  5. 5.     目标应当源自战略,为企业战略贡献价值。

  6. 6.     目标是定性的,应当代表着你希望完成的那些事,因此它应当以文字的形式而非数字的形式来表述。数字应当是KR所关注的内容。

 

如何制定KR?

 

KR是关键结果,是目标达成的判断依据和标准,换句话讲,未来我们可以用哪些关键结果来判断目标是否成功达成。

 

KR的特征

 

  1. 1.     用数字衡量我们是否达成了目标。

  2. 2.     有挑战性也要确保结果最终是可以达成的。

  3. 3.     结果是具体可见的,确保理解没有歧义。

  4. 4.     OKR应当由OKR的责任人自己创建,最好的是自上而下和自下而上两者的融合。

  5. 5.     基于进度的:KR必须要能支持你频繁看到进步,至少两个星期要能体现出进度变化。研究表明,取得可量化的进步相比公众的认可、金钱刺激或实现目标本身更有驱动力。

  6. 6.     上下左右对齐一致:OKR既要和领导团队实现上下对齐,同时也和你所依赖的团队或者依赖你的团队间实现了水平对齐。

 

制定KR的原则

 

制定KR应基于结果,而非任务:我们的目的是找出影响Objective的KR,而不是制作一个任务或行动清单。KR要保持简单明了,需确保团队对KR的性质、意义和效用都能理解通透。KR责任人并不是对KR的达成的唯一执行者,而是被指定来作为该KR的项目负责人。

 

可以说,关键结果就是有明确结果的需要多个步骤才能完成的任务。

 

如何实现目标和达成关键结果?

 

设定目标以及关键的结果只是游戏的开始,你需要适当的行动计划来实现这些目标。这是项目发挥作用的地方。项目是关键结果的体现和载体。

 

行动计划需要确定为成功实现目标而需要规划的确切项目和下一步行动清单。必须有一种明确的方式来实现目标,以赋予它们更多的意义。

 

换句话说,一旦您明确制定了OKR,就需要项目来帮助你实现它们。

 

OKR和项目管理是并驾齐驱的。OKR清楚地说明了需要完成的工作,而项目则显示了如何精确地完成工作。当然项目还要分解为具体可执行的下一步行动。GTD是管理项目和下一步行动的最佳工具。这些项目和下一步行动清单都在你的GTD系统中,它帮助你专注于项目的执行,以其达成关键结果和实现目标。

 

总结

我们可以看出来,OKR目标的设定和GTD的方向是一致的,都是自上而下从使命和愿景到目标和结果。总的来说OKR是组织用来达成目标的工具,而GTD是个人专注于实现目标的方法。GTD的项目和清单管理系统完全可以用于实现OKR的操作步骤,同样我们可以用OKR的方法为个人设定目标。

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GTD®、Getting Things Done®和搞定®是David Allen公司的注册商标。ThrivinAsia公司是GTD®在中国的唯一合作伙伴。

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