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GTD®作者David Allen谈如何在危机时保持专注

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当下的国际形势,可能是最近几十年来最大的危机。因为疫情,我们不得不开始远程办公;今后,远程办公可能会成为我们工作的新常态。虽然工作方式、日常安排不同了,但是你还是可以找出在家工作的高效方法。


David Allen是畅销书《GTD搞定:高效无压工作》的作者。这本书出版于2001年出版,被译为30种语言,闻名于世。当我请教他,如何看因为危机不得不在家远程办公时,他回答:“很多人缺少一种结构化的思维方式,类似于日常办公的工作流程。你真正需要的是自我管理的能力。你需要有方法来管理自己,这样你才不会注意力涣散。如果在家远程办公时,不断分心,那绝对会导致你在电脑前工作更长的时间。"


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David解释了为什么GTD®方法可以帮助在家办公的人可以保持正轨,准时收工。




即使你在家办公,

你也不应该把事情都放在头脑里





有人评价GTD是“生产力的魔法“。David说,其实GTD®方法主要是“ 在大脑里可以有一个可以自由自在地思考的空间”,也并非神秘或魔幻的东西。

 

GTD®方法背后的理念是:如果你只是把想做的事情放在头脑里,那么你注定会失败。他说,你应该先把大脑里想做的事情全都写在纸上,然后你再开始做接下来的理清、整理和检视

 

他的方法适用范围很广。他说,任何东西都可能是他讲的“杂事”,都可能给你带来心理负担。

 



“买猫粮”和“买公司”(在你的头脑中)占据的空间是一样的。“因为如果这两件事你都没做,那么它们都可能让你在三更半夜醒过来,所以你要将杂事转移到头脑之外,这样你才知道两件事孰轻孰重。”

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也有人批评GTD®方法太过复杂——有很多流程图和术语。其实GTD®的核心,是要有一个系统,来处理在你头脑里冒出来的、你觉得自己应该做的事情。

 

这里,我请David解释得再详细些。

 

 

GTD®5

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1



弄明白到底是什么东西,不停地出现在你的头脑里


David把这一步叫做“捕捉”。此时你会意识到到底什么在吸引你的注意力,不要让事情溜走,否则它在半夜3点又浮现在头脑中。

 



2



判断你捕捉了的事到底有多重要,做这些事需要多久的时间。

有些事,你在思考它们的时候,就可以马上就去做。有些事,其实根本不用做。

剩下的事情,则需要更具体的行动计划,这里也是他说的“放入可信赖的系统”。

 



3



用外部资源来整理

 

有些人可能把它叫做“To-do list”(待办清单)。David喜欢用“地图”这个词,这是因为“地图”这个词暗示着你要规划出行动的路径。

 

“视为地图会更好,而不仅仅是张清单。一张清单也可以是一张地图,如果它可以帮助你在时间和空间上指明方向。


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这并不是思维导图。聪明的你,要在待办清单上包含“时间”“为什么”和“如何做”之类的信息,Carleton University的心理学家Tim Pychyl就是这样么告诉我的。

“写得具体,可以让你自己明确知道要做什么。你可以采取下一步具体的、细致的行动。”

 



4



如果是需要做的事情,设置提醒

根据David所说,肯定有些事情你不可能立即去做。那么最好的做法就是:设置提醒,提醒你在能做这些事情知道可以做这些事。

 

这样,即使你还没有完成目标,也离目标更近了一步。


 



5



留出时间检视

 

最后,你需要留出时间来确认自己是否已经完成所有的事情:哪些事情做完了,哪些事情没有。

“如果你已经捕捉、理清、整理和检视了你所有的承诺,那么你就可以在需要做决定的时候,自信地去选择要做什么事、不做什么事。”

 

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虽然我们还可以说得更详细,但是GTD®的关键就在于按照这种方式进行一步步的思考。

 

在这样不稳定的时刻,我们必须要更有前瞻性;我们必须要更认真地去思考怎么去把事情搞定!你需要时间,也需要结构化的思考,这样保证自己不偏离正轨!

 

原文参考:

https://www.inverse.com/mind-body/staying-on-task-during-covid-19
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